lunes, 10 de marzo de 2008

Cómo hacer un proyecto


¿Qué es un proyecto?
Es un conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre sí, que se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas
Guía para la elaboración de proyectos
1 Denominación del proyecto
2 Naturaleza del proyecto
Descripción
Fundamentación
Marco institucional
Finalidad
Objetivos (Principal/ específicos)
Metas
Beneficiarios
Productos
Localización Física y cobertura espacial
3 Actividades y tareas a realizar
4-Calendario
5 Recursos
6- Costos de ejecución y presupuesto
7- Estructura organizativa
8- indicadores de evaluación
9- Factores externos o pre – requisitos
Qué se quiere hacer: Naturaleza del proyecto
Por qué se quiere hacer: Fundamentación
Para qué se quiere hacer: Objetivos
Cuánto se quiere hacer: Metas
Dónde se quiere hacer: Localización física
Cobertura espacial
Cómo se va a hacer: Actividades y tareas
Cuándo se va a hacer: Calendario
A quiénes va dirigido: Beneficiarios
Quienes lo van a hacer: Recurso humanos
Con qué se va a hacer: Recursos materiales
se va a costear: Recursos financieros
Denominación:
Esto se hace indicando, de una manera sintética y mediante un título, aquello que se quiere hacer (creación de un centro social, de un taller de artesanías, de un servicio de ayuda a domicilio, etc. ) El objetivo principal de la denominación es caracterizar, en pocas palabras, el propósito del proyecto.
Naturaleza:
Para explicar la naturaleza de un proyecto –conjunto de datos que hacen a la esencia del mismo- es necesario desarrollar una serie de cuestiones que sirvan para describir y justificar el proyecto…
  • Descripción del proyecto:
La denominación identifica al proyecto pero esto, obviamente, es insuficiente para tener una idea completa acerca de qué se trata el proyecto. En este punto, hay que realizar una descripción más amplia del proyecto, definiendo y caracterizando la idea central de lo que se pretende realizar. De lo que se trata es de ampliar en sus aspectos esenciales, la información que proporciona la denominación. Ahora bien, la descripción no conviene que sea excesivamente extensa, ya que a lo largo del proyecto se irá ofreciendo información complementaria de todos sus aspectos. Lo que se pretende es que la persona que desea conocer el proyecto pueda tener, de entrada, una idea exacta acerca de lo fundamental del mismo: tipo, clase, ámbito que abarca, contexto en el que se ubica desde el punto de vista de la organización, etc.
  • Fundamentación:
En la fundamentación del proyecto hay que presentar los criterios (argumentación lógica) y las razones que justifican la realización del mismo. Es muy importante destacar, para tenerlo en cuenta a la hora de elaborar esta parte del proyecto, que en la fundamentación deben cumplirse dos requisitos para que sea completa y correcta: 1- Hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para el que busca solución 2- Hay que justificar por qué este proyecto que se formula es la propuesta de solución más adecuada o viable para resolver ese problema.
De ordinario, estos dos aspectos complementarios pero distintos suelen confundirse. Muchas veces se justifica el proyecto pero no se fundamenta adecuadamente en base a un diagnóstico de situación. Otras veces se aportan datos acerca del problema que se pretende resolver con el proyecto, pero se olvida incluir una evaluación que justifique por qué el proyecto es lo mejor que se puede hacer en esa situación.
Las razones que pueden dar lugar a un proyecto suelen ser muy variadas: hay una necesidad y no existe un servicio para satisfacerla, el servicio existente es insuficiente, se quiere mejorar la calidad de la prestación, etc. En definitiva, se trata de identificar y analizar el problema que se pretende solucionar. Lo sustancial en esta parte de la fundamentación es explicar por qué se hace, destacando los principales aspectos críticos y los problemas que piensan ser atacados, aliviados o resueltos con la realización del proyecto. En muchos casos, se ha de indicar, asimismo, los efectos de la no intervención.
A tenor de todo lo dicho, en este punto hay que incluir una síntesis de los datos del diagnóstico o estudios previos que justifiquen el proyecto, así como algunas previsiones sobre la transformación de la situación problema que se pretende resolver con la realización del proyecto.
  • Marco institucional:
Cuando se trate de un proyecto que se elabora dentro de una institución para ser presentado en el seno de la misma, este punto se puede obviar o reducir bastante, ya que la información pertinente sería conocida por todos. Sin embargo, cuando el proyecto se formula en una organización o institución que será responsable total o parcialmente de la ejecución, pero este será presentado para su eventual aprobación por otra entidad ajena a la que formula el proyecto, conviene dedicar especial atención a este punto.
Será necesario indicar la naturaleza de la organización, su mandato, situación jurídica y administrativa, instalaciones y servicios, estructura orgánica y procedimientos administrativos, personal, etc. También es conveniente en este punto incluir aspectos directamente relacionados con el proyecto, como por ejemplo: políticas y prioridades de la organización, relaciones con otras instituciones, etc.
En el caso de proyectos que se presentan a otras instituciones o agencias exteriores para su financiación, puede ser más práctico adjuntar toda esta información (que suele ser amplia) en un dossier aparte del proyecto. Todo ello, con el fin de no abultar innecesariamente el documento que contenga el proyecto.
En definitivamente, lo que se persigue en este punto es informar clara y profundamente acerca de la institución, organización o agencia que será la responsable fundamental de la planificación y ejecución del proyecto. Haciendo referencia particular al departamento y/o programa del que pudiera llegar a formar parte el proyecto específico.
  • Objetivos:
Explicitar los objetivos es responder a la pregunta para qué se hace. Es decir, se trata de indicar el destino del proyecto o los efectos que se pretenden alcanzar con su realización. Conforman el elemento, ya que se expresan los logros definidos que se buscan alcanzar.
Conviene hacer una distinción entre el objetivo principal o general, y los objetivos específicos o complementarios:
Objetivo Principal: Llamado también objetivo general, es el propósito central del proyecto.
Objetivos específicos: Inmediatos o complementarios, son ulteriores especificaciones o pasos (en
determinadas circunstancias de carácter intermedio) que hay que dar para alcanzar o consolidar el
objetivo general. En algunos casos puede tratarse de objetivos que se derivan del hecho de alcanzar
el objetivo principal. De cualquier modo, hay que tener siempre presente que no es necesario
formular objetivos de este tipo en todos los proyectos. La necesidad de su formulación vendrá dada
por el grado de generalidad o abstracción que tenga el objetivo general.
  • Beneficiarios:
Se trata de identificar quienes serán los beneficiarios inmediatos (los directamente favorecidos por la consecución de los objetivos y metas o efectos del proyecto) y quienes serán los beneficiarios finales o indirectos, o sea, aquellos a quienes favorecerán los impactos del proyecto. Generalmente se trata de dos tipos de destinatarios bastante diferenciados. Por ejemplo, si el objetivo es “reforzar un servicio de educación para adultos”, los beneficiarios directos serán aquellos que constituyen el personal de dicho servicio y que con el proyecto se verá aumentado o reciclado. En cambio, los beneficiarios finales serán las personas analfabetas a quienes beneficiará la mejora del servicio en términos de impacto y no de efectos, como sería el primer caso.
Por lo que se refiere a los beneficiarios finales, el uso de términos generales y vagos tales como “grupos carenciados”, “sectores desfavorecidos” “campesinos pobres” etc, no ayuda al diseño diseño del proyecto y resulta a todas luces insuficiente, si bien este tipo de formulaciones pueden ser validas a nivel de declaración política. Para el buen diseño de un proyecto, es necesario identificar con precisión los destinatarios.
  • Productos:
Son el primer nivel de resultados a los que se llega por el hecho de haber realizado con éxito las actividades. Y además son la condición previa para el logro de los objetivos y metas. Si se logran los productos programas y se dan las condiciones o supuestos establecidos, entonces deberán lograrse el/los objetivos/y metas correspondientes.
Los productos que puedan obtenerse en proyectos pueden ser de dos clases:
- Resultados materiales (por ejemplo: número de cooperativas creadas, número de viviendas construidas o mejoradas, escuelas construidas ,instalaciones, etc.)
- Servicios prestados (por ejemplo: personas capacitadas, servicios proporcionados, créditos otorgados, etc.)
Los productos deben alcanzar los siguientes requisitos:
- Que su realización pueda comprobarse, tanto en lo que se refiere a la cantidad como al tiempo de consecución.
- Que estén ordenados según una secuencia temporal lógica
- Que su realización sea esencial para conseguir el objetivo propuesto
- Que sean realizables con los recursos disponibles
· Localización física y cobertura espacial:
Localizar un proyecto consiste en determinar el emplazamiento o el área en donde se ubicará. Esta localización puede hacerse a un doble nivel.
- Macro-localización, esto es, la ubicación geográfica del proyecto dentro del área: región, comarca, ciudad, conjunto rural, etc.
- Micro-localización, identificando dentro de un conjunto menor, como puede ser un barrio o manzana, el lugar o zona en donde se desarrollará el proyecto.
Por su parte la cobertura espacial indica el espacio físico o zona que cubrirá el proyecto en cuanto a prestación de servicios o área de influencia. Así por ejemplo, si se trata de crear un “centro de salud” la localización física consistirá en indicar el lugar en el que estará emplazado el edificio que albergará el centro de salud (calle, número, terreno, etc.) en cambio la cobertura espacial consiste en determinar el área a la que prestará servicios el centro de salud. La cobertura espacial, en el caso de proyectos de prestación de servicios, suele indicarse no solo en términos geográficos, sino también en términos poblacionales (señalar área y números da habitantes que se verán beneficiados en dicho ámbito) En definitiva, de lo que se trata en este punto es de identificar el lugar en que se realizará el proyecto y la zona de influencia del mismo.

Actividades y tareas:
La ejecución de cualquier proyecto presupone la concreción de una serie de actividades e implica la realización de un conjunto de tareas concretas. Lo que materializa la realización de un proyecto es la ejecución secuencial e integrada de diversas actividades. Esto implica que en el diseño del proyecto se ha de indicar de manera concreta y precisa, cuales son las actividades que hay que ejecutar para alcanzar los objetivos propuestos
Calendario:
Uno de los aspectos esenciales en la elaboración de un proyecto es la determinación de la duración de cada una de las actividades. Este ítem o aspecto es lo que se denomina “calendarización del proyecto”.
Este componente permite juzgar su factibilidad , esto es, establecer si existe una distribución uniforme del trabajo, si los plazos son realistas, si se considera el tiempo suficiente como insumos para otras actividades, si los límites de tiempo asignados a cada actividad (máximo y mínimo) son proporcionados entre sí o hay desajustes graves, etc.
Para realizar la calendarización del proyecto, existen diferentes técnicas gráficas de apoyo a la programación que permiten distribuir en el tiempo las distintas actividades y hacen posible una captación rápida y global de la secuencia operativa
Calendario mes de octubre
Actividades y tareas
Semana 1
Semana 2
Semana 3
Semana 4
Cercado de la obra
X
Construcción del obrador
X
Demoliciones y limpieza del terreno
X
X
Fabricación de bloques y pre moldeados diversos
X
X
X
X
Recursos:
Todo proyecto requiere para su realización una serie de recursos (bienes, medios, servicios, etc.) para obtener el producto y lograr el objetivo inmediato. Cuando se elabora un proyecto suelen distinguirse custro tipos de recursos: humanos, materiales, técnicos y financieros que constituyen los insumos necesarios para su realización.
· Humanos: Para ejecutar cualquier tipo de proyecto, hay que disponer de personas adecuadas y capacitadas para realizar las tareas previstas. Esto supone especificar la cantidad de personal, las cualificaciones requeridas y las funciones a realizar, indicando quien es el responsable de qué y cómo está distribuido el trabajo. Cuando la índole del proyecto lo requiera, hay que indicar la necesidad de capacitar los recursos humanos que exigen la realización del proyecto. En este caso hay que establecer cuándo y con qué cualificación se ha de tener el personal que se necesita (esto puede ser objeto de un proyecto separado)
· Materiales: Es decir las herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura física, etc., necesarios para llevar a cabo el proyecto.
· Técnicas: Se establecen las tecnologías a utilizar.
· Financieros: Se realiza una estimación de los fondos que se pueden obtener, con indicación de las diferentes fuentes con que se podrá contar: presupuesto originario, subvenciones, pago del servicio por usuarios, ingresos o beneficiarios, créditos (externos e internos) etc., con ello se podrá establecer la estructura financiera del proyecto (quién o que financiará qué)
Digamos, por último y a modo de síntesis, que un proyecto en el que no hay recursos, no es mucho más que una declaración de buenos propósitos.
Cálculo de los costos de ejecución y elaboración del presupuesto:
En todos los casos, la realización de un proyecto supone unos costos y la disponibilidad de fuentes de recursos. No basta determinarlos en cifras globales: en el análisis y cálculo de los costos se deben especificar claramente cada uno de los rubros, enunciando la cantidad y cualificación del personal necesario, material, equipo, gastos de funcionamiento, etc. Todo ello expresado en términos monetarios.
El presupuesto, en cuánto presentación sistemática del costo y el beneficio de un proyecto en unidades monetarias, comprende los siguientes rubros principales:
  • Costos de personal: Se calcula sobre la base del número de personas que participan, en forma remunerada o no, en la realización del proyecto, especificando el tipo de cualificación y la dedicación que se requiere en cada caso. Dado que no todas las tareas tienen igual importancia, a la hora de presupuestar los gastos hay que distinguir entre personal técnico, auxiliares, administrativos, de servicio, etc. Conviene no olvidar indicar en este rubro los costos del personal remunerado o voluntario, ya que su utilización representa un “costo de oportunidad”. Es decir, aunque no se paguen sus servicios, ello representa un costo que, si no se consigna, distorsionará cualquier cálculo de costos totales del proyecto. En estos casos, la fuente de financiación de los mismos debe especificarse como aporte de la comunidad, o de la asociación ciudadana de que se trate.
  • Dietas o viáticos: Incluye los gastos por desplazamientos del personal (transporte, alojamiento y alimentación) comunicaciones, etc. Necesarios para realizar actividades fuera del lugar habitual de residencia.
  • Locales: en este rubro la diferenciación principal está entre:
- Construcción de un local
- Compra y reacondicionamiento de un local
- Alquiler de un local
  • Material y equipo: costo de material, gastos de transporte e instalación. Mobiliario de oficina, archivos, máquinas de escribir, de calcular, fotocopiadora, etc.
  • Gastos de funcionamiento: Electricidad, agua, gas. Gastos de oficina (papelería, teléfono, comunicaciones, etc.) limpieza y conservación. Seguros, contribuciones e impuestos. Adquisición de libros, revistas, etc.
  • Imprevistos: En todo proyecto hay que prever una cierta cantidad de dinero para gastos imprevistos. Esta suma se suele calcular sobre la base del 5% del total del presupuesto de gastos.
Indicadores de evaluación del proyecto:
Los indicadores de evaluación son los instrumentos que permiten comprobar empíricamente y con cierta objetividad la progresión hacia las metas propuestas. Si carecemos de ellos, toda evaluación seria que nos propongamos será casi inútil o poco viable.
Ellos nos permiten realizar una evaluación adecuada teniendo en cuenta los objetivos propuestos y las realizaciones concretas. Por otra parte, los indicadores no se establecen durante la fase del diseño del proyecto, habrá que reconstruirlos posteriormente en la evaluación, probablemente con menos fiabilidad.
Podríamos decir que “el indicador es el signo con el que señalamos los grados de una cosa y las variaciones inducidas en ella” o más precisamente, que los indicadores son las “medidas específicas y objetivamente verificables de los cambios o resultados de una actividad.
En otras palabras, los indicadores sirven de patrón para medir, evaluar o mostrar el progreso de una actividad, respecto a las metas establecidas, en cuanto a la entrega de sus insumos la obtención de sus productos y el logro de sus objetivos”
Para que los indicadores sean concretos y permitan una buena medición de los resultados del proyecto, deben reunir algunas condiciones:
- Independencia: No conviene usar el mismo indicador para medir diferentes metas y objetivos. Cada meta debe tener uno o varios indicadores propios. Si ello no es posible, habrá que revisar el diseño del proyecto y corregirlo.
-Verificabilidad. Los indicadores deben establecerse de tal modo que sea posible comprobar o verificar de forma empírica los cambios que se van produciendo con el proyecto. Esto permite que objetivamente un mismo indicador tenga similar significado tanto para un defensor como para un oponente del proyecto.
-Validez: los indicadores deben medir lo que realmente pretenden medir y no otra cosa. No se trata de un juego de palabreas. Tomados en conjunto, todos los indicadores deben reflejar la totalidad de los efectos perseguidos con el proyecto.
-Accesibilidad: Implica el establecimiento de indicadores cuya información necesaria (datos) se pueda obtener fácilmente. No tiene mucho sentido emplear indicadores para los cuales hay que utilizar mucho tiempo y esfuerzo en recabar los datos necesarios que permitan la medición. Lo ideal es usar indicadores que requieran datos ya existentes o que se puedan obtener mediante el sistema de seguimiento normal del proyecto.
Por último, señalar que no siempre podremos encontrar indicadores que nos permitan medir directamente aquello que deseamos cuantificar. En esos casos, hay que utilizar indicadores de sustitución o indirectos. Pero tenemos que saber que cuanto más indirecto es el indicador, más peligro hay que influyan factores extraños. Por ejemplo, en un programa de nutrición infantil, es mejor utilizar un buen indicador sustitutivo de una mejora en la situación nutricional de los niños (las mediciones antropométricas, el peso o la talla, según la edad) que el valor nutricional de la ingestión alimentaria. Muchas veces se utilizan indicadores de sustitución (por ejemplo, calidad de los materiales de la vivienda, compras de bienes de consumo o de capital, etc.) para estimar cambios en el ingreso, ya que la gente suele estar poco predispuesta a das información sobre sus ingresos económicos
Factores externos condicionantes o pre – requisitos para el logro de los efectos e impacto del proyecto:
Los que aquí denominamos pre- requisitos para el logro de los efectos e impactos, son los factores externos significativos sobre los cuales la administración o dirección del proyecto pueden no tener ningún tipo de control, pero que resultan esenciales para alcanzar el éxito. Estas cuestiones suelen depender de factores externos más que de los productos generados en el proyecto. Si bien la gerencia tiene el control sobre los recursos o insumos, las actividades y la obtención de productos, ello no es suficiente para el logro de los efectos. Estos factores están fuera del control.
Por ello es necesario que en el diseño del proyecto se especifiquen claramente cuáles son esos factores externos de los que depende significativamente el éxito del proyecto.
Ejemplo de factores externos en un proyecto que tiene por objetivo general “Elevar el nivel académico e incentivar la investigación por medio de la creación de un club de ciencia”
Factores externos:
- Motivación de los alumnos para participar en las actividades del club
- Colaboración de los asesores para coordinar las actividades del club
- Participación y apoyo de la comunidad educativa.


Fragmento del libro "Cómo elaborar un proyecto"
Ezequiel Ander-Egg
María José Aguilar Idáñez